在线水中油自动分析仪检测的档案管理制度

为确保在线水中油自动分析仪监测数据的准确性、可靠性、完整性与可追溯性，从而为环境管理、污染源监控及企业合规运营提供坚实的数据支撑，特制定本检测档案管理制度。本制度旨在通过规范化、系统化的档案管理，实现仪器全生命周期的质量管控。

一、 明确管理目的与核心价值

在线水中油自动分析仪是守护水环境安全，特别是监管石油类污染物排放的关键技术装备。其产生的海量监测数据是评估水质状况、追溯污染责任、优化治理工艺的核心依据。因此，建立完善的检测档案管理制度，根本目的在于：通过记录仪器的各项状态参数和维护校准信息，确保数据从产生到归档的全过程受控，杜绝数据篡改与丢失。

落实溯源机制：实现监测数据“来源可查、去向可追、责任可究”。任何一条数据都能追溯到当时的仪器状态、操作人员及环境条件。

优化运维管理：完整的档案是进行设备状态诊断、预测性维护和生命周期成本分析的基础，能有效指导运维工作，降低故障率，延长设备寿命。

二、 档案内容构成要素

在线水中油自动分析仪的检测档案应是一个全面、动态更新的集合体，其主要内容应包括但不限于：

仪器基础技术档案：包括仪器的采购合同、技术说明书、合格证、出厂设置参数、安装验收报告及位置信息等。

日常运行监控档案：自动监控平台输出的原始数据报表、历史趋势曲线、仪器运行状态日志（如正常、维护、故障、停运等）。

例行维护与校准记录：包括日常的清洁、试剂更换记录；定期进行的零点/量程校准、标样核查的时间、人员、方法、结果及合格判断。

实际水样比对试验记录：与国家标准方法（如红外测油法）进行手工比对的实验报告，包含样品信息、比对结果、相对误差及合格性结论。

故障维修与部件更换记录：详细记录每次故障发生时间、现象、处理过程、更换的零部件型号与批次、维修人员及修复后的验收情况。

三、 管理流程与职责要求

责任到人：应指定专职或兼职档案管理员，负责档案的收集、整理、归档与保管。运维人员须及时、准确、规范地填写各类记录表单。

电子与纸质双轨并行：充分利用仪器自控系统的数据存储与导出功能，建立电子档案库。同时，关键的签字确认记录、报告等需保留纸质档案，并做好电子与纸质档案的索引对应。

定期归档与检查：建立月度或季度归档机制，定期对档案的完整性、规范性进行检查，及时发现并纠正问题。

安全与保密：设置档案查阅权限，确保数据安全。电子档案应进行异地备份，纸质档案应存放于防火、防潮、防盗的专用柜中。

保存期限：监测原始数据、校准、校验、比对报告等重要档案的保存期限应严格遵守国家环保规定的三年以上要求，关键档案建议永久或长期保存。